La diferencia entre estos dos conceptos es clave. Establecer por qué no es lo mismo acumular datos que obtener información precisa, permite lograr más eficiencia en el proceso de toma de decisiones.
Frecuentemente se comete el error de pensar que si se acumula la mayor cantidad de datos posibles, se conoce mejor a la empresa. Pero los datos son sólo conceptos sueltos, que cuantifican determinados resultados dentro de la compañía. La Información, en cambio, es el conjunto de datos que dentro de un contexto y teniendo en cuenta ciertas variables, permite sacar conclusiones, realizar proyecciones, planificar y analizar situaciones de mejora.
Tampoco conviene confundir la percepción que se tiene de la realidad. Porque, ¿qué significa “vender bien”? ¿En relación a qué? En cambio, si los gerentes o empresarios efectuan algún tipo de medición para determinar qué es “vender bien”, pueden encontrar certezas y no dejarse llevar por la sensación que produce, por ejemplo, el volumen de ventas. Con información precisa, se obtiene un cuadro exacto de la situación de la compañía dentro del entorno en que se mueve.
Cuando la información es real, los datos se pueden comparar con otros meses o con ejercicios económicos anteriores, relativizarlos o relacionarlos de acuerdo a los presupuestos.
Jerarquizar la información.
Los datos se obtienen a nivel operativo y no brindan dimensión sobre el negocio. Sólo son cifras que, por sí solas y fuera de contexto, no tienen mayor significado. Por ejemplo: obtener una facturación de $850.000 no implica lograr un incremento respecto a otros ejercicios. En cambio, la información es el resultado de interrelacionar datos. Ofrece la posibilidad de ser analizada y comprendida, y como consecuencia, la oportunidad de tomar decisiones más acertadas. Por ejemplo: si la facturación es de $850.000 y el Costo de Mercaderia Vendida (CMV) es de $380.000, la rentabilidad resulta del 56%. A su vez, este conocimiento permite comparar, planificar y rectificar la marcha del negocio. Por ejemplo: podemos decir que el año anterior en la misma fecha, la facturación fue de $800.000 y el CMV $ 280.000, por lo que la rentabilidad asciende a un 65%. Pero parte del aumento de facturación se está absorbiendo debido a mayores costos en la producción, por lo que hay que reducir los costos o delinear una nueva política de precios.
De lo expuesto se desprende otro concepto: información inteligente, que consiste en saber gestionar exitosamente la información obtenida y el conocimiento aplicado en base a los datos existentes.
Kit de herramientas
Las herramientas claves para obtener información relevante y emplearla como una herramienta diferenciadora en el crecimiento del negocio, son:
· gestión por procesos
· las herramientas informáticas
· los tableros de control.
Gestión por Procesos
Se observa a la empresa con un enfoque sistémico (donde “el todo” es más que la suma de las partes, y la organización se percibe como una unidad)
Con esta metodología se logran mejoras en aquellos puntos donde existen contactos funcionales entre las distintas partes del proceso.
La gestión por procesos se basa en que éstos están siempre relacionados entre sí, y que la interrelación eficaz de los mismos hace más eficiente la gestión de la empresa. Aquí se produce como un efecto bumerang, donde la optimización de los recursos asignados a cada proceso hace más eficiente la gestión, y al lograrlo, aumentan los ingresos.
Herramientas informáticas
El mejor sistema de gestión puede no ser conveniente en una determinada empresa, por eso lo más importante es encontrar la herramienta adecuada. Puede ser una planilla de Excel, Sistemas de Gestión, Access, Business Inteligence o los denominados Tableros de Control, del cual existen varios modelos. Un CRM y hasta el Contactos y Calendario del Outlook, pueden ser herramientas de gestión si se implementan teniendo en cuenta las necesidades de la organización.
Cada una de estas herramientas informáticas tiene sus puntos a favor, y lo más conveniente es elegir la más adecuada para cada empresa; por ejemplo, según la estructura de la organización, un Excel puede resultar chico, o ser suficiente.
Antes de elegir es aconsejable identificar los requerimientos, asesorarse, buscar en el mercado diferentes opciones y hacer benchmarking. Una vez que se ha decidido la manera de gestionar la información en la organización, comienza el gran desafío de ser constantes, estar convencidos de las ventajas de su implementación, y utilizar el sistema correctamente para sacar el máximo provecho que brinda.
Tablero de Control
Es una organización sistemática de la informacion, estructurada bajo el concepto de responsabilidad por los resultados, que además ofrece una síntesis de las actividades que se controlan. Los objetivos deben ser medibles y cuantificables, de esta manera se puede saber si éstos se alcanzan o no, y en qué plazo. Pero la única manera de saber si los objetivos se han logrado es organizando previamente los datos. Esto se realiza por medio de un tablero, y en base a un sistema de información se efectúa la medición y se analizan las variaciones en relación a las metas propuestas.
En la actualidad, la variedad de herramientas que está al alcance de la organización jerarquiza la obtención y el manejo adecuado de la información, y se impone definitivamente sobre la gestión basada en simples datos.
Finalmente, la diferencia fundamental entre los datos y la información es la posibilidad de comparar, planificar e implementar una estrategia orientada al crecimiento del negocio.
Por Laura Polonsky, socia de Mind &Process, www.mindprocess.com.ar